Privacyverklaring

Verwerkingsverantwoordelijke

DienstOnline.nl is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Onze gegevens:

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienst die wij voor u uitvoeren, verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

Contactgegevens en identificatie

• Voor- en achternaam
• Zakelijk e-mailadres en telefoonnummer
• Bedrijfsnaam en functietitel
• Zakelijk postadres

Technische en contractuele gegevens

• Inloggegevens voor door ons beheerde systemen (gehashed opgeslagen)
• IP-adressen en apparaatgegevens in het kader van netwerkbeheer en monitoring
• Logbestanden van ICT-systemen, servers en netwerken
• Back-updata (kan persoonsgegevens van uw medewerkers bevatten)
• Facturatie- en contractgegevens

Gegevens via het contactformulier en e-mail

• Naam en contactgegevens die u zelf invult
• Inhoud van uw bericht of offerteverzoek

DienstOnline.nl verwerkt geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, religie of etnische afkomst, tenzij dit uitdrukkelijk noodzakelijk is en u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Doeleinden en grondslagen van verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen voor duidelijk omschreven doeleinden en op basis van een wettelijke grondslag uit de AVG.

Wij verwerken uw persoonsgegevens nooit voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn verzameld, tenzij u daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven of de wet dit vereist.

Bewaartermijnen

DienstOnline.nl bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zolang de wet dit vereist.

Na het verstrijken van de bewaartermijn worden persoonsgegevens veilig en onherstelbaar verwijderd of geanonimiseerd.

Verstrekking aan derden

DienstOnline.nl verkoopt uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij verstrekken gegevens uitsluitend aan derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of wanneer de wet ons dit verplicht.

Verwerkers

Wij maken gebruik van externe dienstverleners (verwerkers) die namens ons persoonsgegevens verwerken, zoals:

• Microsoft (Microsoft 365, Azure, Teams) voor cloudopslag en samenwerking
• Hosting- en datacenterproviders voor RemoteHost-omgevingen
• Softwareleveranciers voor monitoring, back-up en beveiligingsdiensten
• Boekhoud- en facturatiesoftware

Met alle verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst af die voldoet aan de vereisten van de AVG. Wij zien erop toe dat deze partijen adequate beveiligingsmaatregelen treffen.

Doorgifte buiten de EER

Sommige van onze softwareleveranciers (zoals Microsoft) verwerken gegevens (deels) buiten de Europese Economische Ruimte. Dit gebeurt uitsluitend op basis van door de Europese Commissie goedgekeurde mechanismen, zoals standaard contractbepalingen (SCCs), waarmee een passend beschermingsniveau is gewaarborgd.

Wettelijke verplichting

In uitzonderlijke gevallen kunnen wij wettelijk verplicht worden om persoonsgegevens te verstrekken aan overheidsinstanties of opsporingsautoriteiten. Wij verstrekken in dat geval alleen de strikt noodzakelijke gegevens.

Beveiliging van persoonsgegevens

DienstOnline.nl neemt de beveiliging van uw persoonsgegevens serieus en heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking te voorkomen. Onze maatregelen omvatten onder meer:

• Versleuteling van data in transit (TLS/SSL) en data at rest
• Toegangsbeveiliging met sterke wachtwoorden en multi-factor authenticatie (MFA)
• Strikte toegangscontrole op basis van het need-to-know principe
• Continue monitoring van netwerken en systemen op beveiligingsincidenten
• Regelmatige back-ups en hersteltest procedures
• Antivirussoftware en endpoint protection op alle systemen
• Periodieke beveiligingsaudits en medewerkerstraining

Heeft u het vermoeden dat uw gegevens onrechtmatig zijn verwerkt of dat er sprake is van een datalek? Neem dan direct contact met ons op via info@dienstonline.nl.

Camerasystemen en camerabeveiliging

DienstOnline.nl levert en beheert IP-camerasystemen en beveiligingsoplossingen voor onze klanten. Bij de installatie en het beheer van deze systemen kunnen persoonsgegevens worden verwerkt in de vorm van camerabeelden.

Verwerking als verwerker

Wanneer wij een camerasysteem installeren en beheren voor uw organisatie, treden wij op als verwerker. Uw organisatie is in dat geval de verwerkingsverantwoordelijke. Wij sluiten altijd een verwerkersovereenkomst af en handelen uitsluitend conform uw instructies.

Bewaartermijn camerabeelden

Camerabeelden worden standaard maximaal vier (4) weken bewaard, conform de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien beelden nodig zijn als bewijsmateriaal bij een incident, kunnen zij langer worden bewaard in overleg met de verantwoordelijke partij.

Toegang tot beelden

Toegang tot live beelden en opnames is strikt beperkt tot bevoegde personen. DienstOnline.nl heeft slechts toegang tot camerabeelden voor technisch beheer en onderhoud, en uitsluitend na expliciete toestemming van de opdrachtgever.

Informatieplicht

Ruimten die worden bewaakt door camera's dienen voorzien te zijn van duidelijk zichtbare stickers of borden die personen informeren over de aanwezigheid van camerabewaking. DienstOnline.nl adviseert haar klanten hierover bij de installatie.

Cookies en websitegebruik

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Wij onderscheiden de volgende typen cookies:

Functionele cookies (geen toestemming vereist)

Deze cookies zijn noodzakelijk voor het correct functioneren van de website, zoals het onthouden van uw cookievoorkeur. Zij bevatten geen persoonsgegevens en worden automatisch geplaatst.

Analytische cookies

Wij kunnen gebruik maken van analytische tools (zoals Google Analytics met anonimisering) om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Deze gegevens worden geanonimiseerd verwerkt en nooit gekoppeld aan individuele bezoekers. Voor het plaatsen van analytische cookies vragen wij uw toestemming.

Cookies van derden

Onze website kan gebruik maken van Google Maps voor het tonen van onze locatie. Google kan hierbij cookies plaatsen conform hun eigen privacybeleid. Wij raden u aan het privacybeleid van Google te raadplegen voor meer informatie.

U kunt cookies te allen tijde verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser. Houd er rekening mee dat dit de functionaliteit van de website kan beïnvloeden.

Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@dienstonline.nl.

Wij reageren op uw verzoek binnen vier (4) weken. In geval van een complex verzoek kan deze termijn eenmalig worden verlengd met twee maanden, waarvan wij u tijdig op de hoogte stellen. Identiteitsverificatie kan worden gevraagd om uw identiteit vast te stellen voordat wij uw verzoek in behandeling nemen.

Klachten en toezichthouder

Heeft u een klacht over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken? Neem dan eerst contact met ons op. Wij lossen het graag samen met u op.

Indien u van mening bent dat wij uw klacht niet naar tevredenheid hebben behandeld, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder:

Wijzigingen in deze verklaring

DienstOnline.nl behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op deze pagina met vermelding van de datum van de laatste aanpassing. Wij adviseren u deze pagina regelmatig te raadplegen.

Bij ingrijpende wijzigingen die uw rechten wezenlijk beïnvloeden, zullen wij u waar mogelijk per e-mail informeren.

Contact

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen: